Privacybeleid Scouting Luchtvaartgroep Zeist

Inleiding Privacybeleid
Scouting Luchtvaartgroep Zeist verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je
hierover graag duidelijk en transparant informeren.

Privacy statement
In het privacy statement geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de
verwerking van persoonsgegevens door Scouting Luchtvaartgroep Zeist via
ledenadministratiesysteem Scouts Online van Scouting Nederland. Het
privacystatement is terug te vinden op www.scouting.nl/privacy.

Lidmaatschapsregistratie
De lidmaatschapsregistratie verloopt via een inschrijfformulier bij de leiding of via
www.luchtvaartgroepzeist.nl . De gegevens worden in een bestand op een beveiligde google-drive
bewaard. De ledenadministratie (gegevensbeheerder)en de leiding hebben enkel inzicht in deze
gegevens.
Zodra het lidmaatschap effectief wordt, worden de gegevens
geregistreerd in Scouts Online en wordt de informatie op de google-drive verwijderd. Voor Scouts
Online zie het privacystatement op www.scouting.nl/privacy.

Contactlijsten
Iedere speltak heeft de beschikking over een fysieke lijst met namen,
adresgegevens en telefoonnummers van leden en ouders. In geval van nood kan de
begeleiding ouders van de jeugdleden zo bereiken. Deze contactlijsten zijn alleen
inzichtelijk voor het leidingteam van de betreffende speltak en worden in een
afgesloten ruimte bewaard. De contactlijsten worden bij een mutatie bijgewerkt, bijvoorbeeld indien er
een nieuw jeugdlid bij de groep komt.

Gezondheidsformulieren activiteiten en kampen
Scouting Luchtvaartgroep Zeist hecht veel waarde aan een veilige speelomgeving.
Toch zit een ongeluk in een klein hoekje en kan het soms nodig zijn om een arts te
bezoeken. Ook is het voor activiteiten die langer duren dan een reguliere opkomst,
zoals een overnachting of kamp, noodzakelijk dat de (bege)leiding van de
jeugdleden beschikt over informatie over de gezondheid van het lid. Denk hierbij aan
voedselallergieën of medicijngebruik. Voor deze gelegenheden wordt
gebruikgemaakt van een gezondheidsformulier / -vragenlijst die per activiteit hardcopy
dient te worden ingevuld en ingeleverd door de ouders/verzorgers. De
ingeleverde vragenlijsten worden zorgvuldig bewaard in een afgesloten ruimte en
niet digitaal geregistreerd. De vragenlijsten zijn alleen inzichtelijk voor het
leidingteam van de betreffende speltak als genoemd op het formulier. Het formulier
wordt direct na afloop van de activiteit vernietigd.

Relevante gezondheidsinformatie opkomsten
In sommige situaties is het noodzakelijk dat de (bege)leiding van de jeugdleden op
de hoogte is van bepaalde medische informatie of informatie met betrekking tot de
gezondheidssituatie zoals allergieën of medicijngebruik. Het verstrekken van de juiste informatie is
de verantwoordelijkheid van de ouder/verzorger.

Deze informatie wordt, in het belang van de veiligheid van de jeugdleden, dan vervolgens op de lijst
met contactgegevens toegevoegd en in een afgesloten ruimte bewaard. Alleen de leiding van de
betreffende speltak heeft toegang tot deze gegevens.
Daarnaast kunnen deze gegevens ook in SOL opgezocht worden, bijvoorbeeld indien de groep op
een locatie is buiten het groepshuis en deze nodig heeft.

Registratie activiteiten
Voor (groeps)activiteiten en kampen wordt gebruikgemaakt van hardcopy formulieren die verstrekt
worden door de leiding van Scouting Luchtvaartgroep Zeist. De gegevens
worden niet anders digitaal verwerkt dan dat er een lijst met deelnemers op de google-drive
opgeslagen wordt. Na afloop van de activiteiten en kampen wordt dit bestand verwijderd. Alleen de
leiding heeft toegang tot dit bestand.
Er worden geen herleidbare persoonsgegevens geregistreerd.

Financiële gegevens
Om de financiële administratie te voeren heeft de penningmeester een read-only account in
ledenadministratiesysteem Scouts Online. Voor Scouts Online zie het
privacystatement op www.scouting.nl/privacy. De penningmeester van de Luchtvaartgroep Zeist
heeft inzicht in de financiële gegevens.

Online media
Scouting Luchtvaartgroep Zeist maakt gebruik van een e-mailnieuwsbrief waarin
relevante lidmaatschapsinformatie wordt gedeeld. Alle leden ontvangen deze
nieuwsbrief, indien zij hiervoor hun belangstelling hebben aangegeven, op het opgegeven e-mailadres
bij lidmaatschapsregistratie. Daarnaast zal via een nieuwsbrief nog nagevraagd worden of men de
nieuwsbrief in de toekomst wenst te ontvangen. Daarnaast is er is een mogelijkheid voor een OPT-Out.
Wij verzenden de nieuwsbrief ook aan de ‘vrienden van’ de Luchtvaartgroep Zeist, dit zijn veelal
oud-deelnemers van de Luchtvaartgroep die graag in contact met onze groep willen blijven. Bij
vertrek van leden zullen wij vragen of er belangstelling is om de nieuwsbrief te blijven ontvangen.
Op de google-drive hebben wij ten behoeve van het versturen van de nieuwsbrief een bestand met
daarin de naam en het e-mailadres van de (oud)leden. Indien iemand via de OPT-OUT aan geeft
geen nieuwsbrief te willen ontvangen, worden de gegevens binnen 4 weken verwijderd uit deze lijst.
Op www.luchtvaartgroepzeist.nl worden cookies gebruikt voor het functioneren van
de website en het meten van bezoekersstromen (analytics). Hiervoor is een melding
met meer informatie beschikbaar op de website.

Beeldmateriaal
Scouting Luchtvaartgroep Zeist maakt foto’s en video’s van diverse activiteiten ten
behoeve van de promotie van Scouting Luchtvaartgroep Zeist en als herinnering. Wij vragen de
ouders/verzorgers expliciet toestemming voor het maken van
beeldmateriaal van het betreffende jeugdlid middels een formulier wat door de leiding hardcopy wordt
verstrekt. Bij lidmaatschapsregistratie wordt ook middels dit formulier toestemming gevraagd.
Toestemming is altijd in te trekken. Intern worden foto’s zonder expliciete toestemming gedeeld via onze app.

Communicatie
Het privacybeleid van Scouting Luchtvaartgroep Zeist is terug te vinden via
www.luchtvaartgroepzeist.nl en op te vragen via leiding@luvaze.nl

Datalekken
Indien er sprake is van (een vermoeden van) een datalek wordt dit conform het
‘protocol datalekken verwerkers’ gemeld bij Scouting Nederland via
privacy@scouting.nl. Na melding van een datalek heeft Scouting Nederland een
informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun
persoonsgegevens is gebeurd.

Recht op vergetelheid (RTBF) en inzage in gegevens (SAR)
Indien een lid een beroep doet op het recht op vergetelheid (RTBF) of inzage in
gegevens (SAR) reageert Scouting Luchtvaartgroep Zeist binnen één maand op dit
verzoek. Dit verzoek dient schriftelijk gedaan te worden via leiding@luvaze.nl
Conform het privacybeleid van Scouting Nederland wordt dit verzoek in overleg met de afdeling

Juridische zaken van Scouting Nederland in behandeling genomen.